Trong cuốn sách “Khoa học về thành tựu thông minh”, tác giả Isaiah Hankel đã đưa ra 3 công cụ giúp bạn tăng năng suất làm việc và đạt được mục tiêu. Đó là: tập trung có chọn lọc, quyền sở hữu sáng tạo và tăng trưởng thực dụng. Ở bài viết này, mình sẽ phân tích cách thức vận hành và ứng dụng thực tế của mỗi công cụ, đồng thời đưa ra ví dụ minh họa để bạn dễ hiểu và áp dụng hơn. Bắt đầu thôi!
Nội dung chính
Tập trung có chọn lọc – Nói không để bảo vệ năng lượng tinh thần
Theo nghiên cứu của Đại học Harvard, mỗi ngày chúng ta chỉ có khoảng 2 tiếng để tập trung tinh thần cao độ. Điều đó có nghĩa là, năng lượng tinh thần của chúng ta rất hạn chế. Vậy nên, để tăng năng suất làm việc, chúng ta cần biết cách bảo vệ và sử dụng năng lượng đó một cách hiệu quả thông qua tập trung có chọn lọc.
Cụ thể, tập trung có chọn lọc có 2 quy tắc chính:
- Quy tắc 1: Nói không với những việc đang phân tán sự chú ý của bạn
- Quy tắc 2: Dành thời gian cho những hoạt động có mục đích, có chủ ý
Để minh họa, giả sử bạn là một nhân viên văn phòng. Vào giờ làm, bạn thường xuyên bị gián đoạn bởi các cuộc họp không liên quan, đồng nghiệp ghé qua trò chuyện, điện thoại reo và email đến liên tục. Điều đó khiến bạn khó tập trung thực hiện công việc.
Để tăng năng suất, bạn có thể áp dụng tập trung có chọn lọc như sau:
- Nói không với các cuộc họp không cần thiết. Thay vào đó, gửi email tóm tắt thông tin cho các đồng nghiệp.
- Tắt thông báo trên điện thoại và không kiểm tra email thường xuyên để không bị phân tâm.
- Đeo tai nghe chống ồn khi cần tập trung cao độ để làm việc.
- Yêu cầu đồng nghiệp không ghé qua bàn làm việc của bạn nếu không cần thiết.
Nhờ vậy, bạn sẽ giữ được sự tập trung cho những công việc quan trọng. Đồng thời, nói không cũng giúp bạn tránh bị dàn trải năng lượng và cạn kiệt tinh thần. Bên cạnh đó, bạn cũng nên lên kế hoạch cụ thể cho những việc cần làm.
Ví dụ:
- 8h – 9h: Lên kế hoạch cho dự án mới
- 9h – 10h: Thực hiện báo cáo quý
- 10h – 11h: Họp nhóm về dự án cũ
Nhờ sắp xếp lịch trình rõ ràng, bạn biết mình cần tập trung vào việc gì trong khoảng thời gian nhất định. Điều đó giúp tiết kiệm thời gian, tránh mất tập trung và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Như vậy, thông qua tập trung có chọn lọc, bạn vừa nói không với những điều phân tâm, vừa tập trung cao độ cho những công việc quan trọng. Đó chính là cách để tối ưu hóa năng lượng tinh thần, từ đó tăng năng suất làm việc.
Quyền sở hữu sáng tạo: Chất lượng quan trọng hơn số lượng
Ngoài tập trung có chọn lọc, một cách khác để tăng năng suất làm việc là trau dồi quyền sở hữu sáng tạo. Quyền sở hữu sáng tạo có nghĩa là bạn hoàn toàn làm chủ ý tưởng và quá trình thực hiện công việc của mình, thay vì chỉ đơn thuần làm theo sự điều khiển của người khác.
Khi được quyền sở hữu sáng tạo trong công việc, bạn sẽ:
- Có động lực làm việc cao hơn
- Tìm ra cách thức làm việc hiệu quả hơn
- Chủ động đưa ra quyết định về hướng đi của dự án
Tuy nhiên, quyền sở hữu sáng tạo không có nghĩa là bạn phải làm mọi thứ một mình. Thay vào đó, hãy tập trung vào chất lượng công việc, không phải số lượng công việc bạn làm.
Ví dụ, thay vì miệt mài hoàn thành 5 báo cáo trong 1 ngày, bạn nên dành thời gian nghiên cứu, phân tích và đưa ra những khuyến nghị sáng tạo cho 1 báo cáo. Nhờ vậy, kết quả công việc sẽ có chất lượng tốt hơn.
Khi áp dụng quyền sở hữu sáng tạo, đừng quên 3 câu hỏi quan trọng sau để đưa ra quyết định đúng đắn:
- Việc này có thực sự quan trọng không?
- Liệu tôi có là người phù hợp nhất để làm việc này không?
- Tôi có cần sự trợ giúp của ai không?
Nhờ đó, bạn sẽ tập trung năng lượng vào những việc thực sự quan trọng và phù hợp với khả năng của mình, từ đó nâng cao năng suất làm việc.
Tăng trưởng thực dụng: Áp dụng kiến thức vào thực tiễn
Ngoài 2 công cụ trên, cuốn sách còn giới thiệu tăng trưởng thực dụng để giúp bạn nâng cao năng suất. Tăng trưởng thực dụng có nghĩa là bạn không chỉ học hỏi lý thuyết suông, mà phải vận dụng kiến thức đó vào thực tiễn. Bởi lý thuyết không áp dụng được vào thực tế thì không mang lại giá trị thực sự.
Ví dụ: Bạn đang học cách lập kế hoạch dự án. Thay vì chỉ nghiên cứu các bước lý thuyết, bạn nên tập lập kế hoạch cho một dự án thực tế của công ty. Nhờ vậy, bạn mới biết được kế hoạch có khả thi hay không, cần điều chỉnh những gì để phù hợp với thực tiễn.
Một số cách để áp dụng tăng trưởng thực dụng:
- Thực hành ngay khi học xong lý thuyết
- Học cách giải quyết vấn đề, không chỉ học lý thuyết
- Đặt câu hỏi về cách ứng dụng kiến thức vào công việc
- Xin phản hồi từ đồng nghiệp để cải thiện kỹ năng
Nhờ áp dụng những điều học được vào thực tiễn, bạn sẽ nắm chắc kiến thức và kỹ năng, từ đó tăng năng suất làm việc hiệu quả.
Các câu hỏi tự hỏi bản thân để đưa ra quyết định đúng đắn
Để áp dụng các công cụ trên một cách hiệu quả, bạn cần đặt ra cho mình những câu hỏi sau:
- Việc này có thực sự cần thiết và quan trọng không?
- Tôi có đang mất tập trung vào những việc không quan trọng không?
- Liệu tôi có đang cố gắng làm quá nhiều việc cùng một lúc không?
- Tôi có đang bỏ lỡ những cơ hội sáng tạo để cải thiện công việc không?
- Kiến thức và kỹ năng của tôi có thực sự được vận dụng tốt không?
Nếu đặt những câu hỏi này cho bản thân thường xuyên, bạn sẽ nhận ra được những điểm cần cải thiện, từ đó có những quyết định điều chỉnh phù hợp. Điều đó sẽ giúp tối ưu hóa năng suất làm việc.
Kết luận
Như vậy, qua bài viết, bạn đã hiểu hơn về 3 công cụ tăng năng suất gồm: tập trung có chọn lọc, quyền sở hữu sáng tạo và tăng trưởng thực dụng. Để nâng cao hiệu quả công việc, bạn hãy xem xét và lựa chọn áp dụng công cụ phù hợp với bản thân. Đồng thời, hãy đặt cho mình những câu hỏi thường xuyên để đưa ra quyết định điều chỉnh kịp thời.
Chúc bạn thành công và luôn duy trì được năng suất làm việc cao nhất!
